Tout savoir sur le fichier des écritures comptables !

Vous avez un contrôle fiscal ? Savez-vous que, si votre système de comptabilité est informatisé, vous avez obligation de transmettre vos écritures sous la forme d’un fichier unique : le Fichier des écritures comptables (FEC). Et attention ! Toute erreur, omission ou insuffisance d’informations les concernant vous expose à de sévères sanctions ! Tout ce que vous devez savoir sur le FEC en quelques mots.

Pourquoi dois-je produire un fichier des écritures comptables ?

Pour permettre à l’administration fiscale de gagner en efficacité lors de ses contrôles. Produire un fichier informatique, c’est en effet l’assurance que vous ne pourrez pas falsifier, altérer ou modifier le contenu de vos écritures comptables. Le fichier des écritures comptables est enfin un excellent moyen de s’assurer que vous ne contournez pas les règles fiscales.

Toutes les entreprises sont-elles concernées pas cette obligation ?

Oui… à moins que vous ne teniez encore manuellement votre comptabilité ou que vous exerciez une activité agricole dont le régime d’imposition s’effectue au forfait. Si vous dirigez une microentreprise et que votre comptabilité est informatisée, vous devrez remettre un fichier des écritures comptables au début de la vérification.

Quelle périodicité pour la tenue d’un fichier des écritures comptables ?

À chaque exercice, vous devez produire un nouveau fichier des écritures comptables. Ce dernier doit être remis à l’administration fiscale au début des opérations de contrôle, c’est-à-dire lors de la première visite d’un agent en vos locaux.

Quelles informations doit contenir le fichier des écritures comptables ?

Vous devez respecter un certain format pour la remise de votre fichier des écritures comptables. Vous avez ainsi obligation d’y faire figurer 18 champs, notamment :

Le code journal
Le numéro séquentiel de l’écriture
La date de comptabilisation
Le numéro de compte en référence à la liste de comptes établie par le PDG (art 432-1)
La référence de la pièce justificative
Le montant porté au débit
Le montant porté au crédit
…

Avant tout contrôle, vérifiez que vous êtes bien capable de fournir ce FEC, répondant à tous les pré-requis techniques.

Par ailleurs, écartez toute centralisation de vos écritures. En effet, dans un souci de garantir la permanence du chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables, vous devrez fournir, ligne par ligne, l’ensemble de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux de votre système informatisé.

Que risque mon entreprise si je commets une erreur ou une omission dans mon fichier des écritures comptables ?

Depuis le 10 août 2014, tout défaut de présentation, toute remise non conforme ou tout non-respect de la codification du FEC vous expose aux sanctions suivantes :

5000 euros d’amende par exercice
En cas de rectification et si le montant dépasse les 5000 euros, une amende atteignant 10% des droits mis à la charge du contribuable.

Sachez que, si vous vous opposez au contrôle fiscal ou si vous refusez de transmettre vos documents comptables dématérialisés, vous êtes passible d’une procédure d’évaluation d’office.

Enfin, si votre comptabilité ne respecte pas les règles comptables précitées, vous vous exposez à la possibilité d’un redressement et de pénalités.

Vous craignez de commettre des erreurs dans l’élaboration de votre FEC ?

Pour vous aider dans l’établissement de ce document complexe, consultez votre expert-comptable. Il réalisera un audit de votre fichier des écritures comptables et vous aborderez votre contrôle fiscal assuré de produire un document répondant point par point aux exigences de l’administration.