La transformation numérique touche tous les secteurs, et la gestion administrative des entreprises n’y fait pas exception. L’obligation de la facture électronique se déploie progressivement pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cet article vise à vous sensibiliser à cette nouvelle réalité, à vous présenter ses avantages, et à vous expliquer pourquoi il est essentiel de s’y préparer dès maintenant.

 

Qu’est-ce que la facture électronique ?

La facture électronique est une version numérique de la facture papier. Contrairement aux factures en PDF ou scannées, elle est émise, transmise et archivée dans un format électronique via un système qui garantit l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité des données et la lisibilité dans le temps.

Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de facturation ou d’une autre plateforme de dématérialisation. L’utilisation de factures électroniques par tous permet des économies pour l’ensemble des entreprises et constitue un levier de modernisation de la chaîne de facturation en simplifiant sa gestion et son suivi et en favorisant la réduction des délais de paiement.

 

Qui est concerné par la facture électronique ?

L’obligation de facturation électronique concerne l’ensemble des entreprises qui :

• sont assujetties à la TVA ;
• ont une clientèle de professionnels (BtoB) ;
• réalisent des opérations en France.

 

Il existe une deuxième obligation : le e-reporting :

Le e-reporting est la transmission à l’administration de certaines informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Il s’agit des opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers (ou transactions « business to consumer », BtoC, comme le commerce de détail) ou des transactions avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires …).

L’obligation de e-reporting s’applique donc aux entreprises qui  :

• sont assujetties à la TVA.
• ont une clientèle de particuliers (BtoC) ;
• et/ou réalisent des opérations à l’étranger.

 

L’obligation légale : les nouvelles échéances

La réforme de la facture électronique est progressivement mise en place pour toutes les entreprises avec les dates suivantes

1. Obligation d’émettre des factures est fixée à partir du :

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire
• 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises

 

2. Obligation de recevoir des factures électroniques : elle s’appliquera à partir du 1er septembre 2026 pour l’ensemble des entreprises.

Ces échéances ne laissent que peu de temps pour se préparer et assurer la conformité de votre entreprise à cette nouvelle réglementation.

 

Les enjeux de la facture électronique

Au-delà de l’obligation légale, la facture électronique représente une évolution majeure pour la gestion de vos factures avec de nombreux avantages.

Gain de temps et d’efficacité

La facture électronique permet d’automatiser le processus de facturation. Plus besoin de saisir manuellement des données ou d’envoyer des documents papier. Tout est fait numériquement, réduisant les délais de traitement et les risques d’erreur.

Réduction des coûts

Avec la dématérialisation, vous réduisez les coûts liés à l’impression, à l’envoi postal et au stockage des documents physiques. C’est une solution à la fois plus économique et plus écologique.

Sécurité et traçabilité accrues

Les systèmes de facturation électronique garantissent la traçabilité de vos transactions. Vous savez précisément quand une facture est envoyée, reçue et traitée, ce qui réduit les risques de perte et de fraude.

Meilleure gestion de la trésorerie

Avec la facturation électronique, les échanges de factures sont plus rapides, ce qui permet d’accélérer les paiements entre entreprises. En réduisant les délais de traitement, vous obtenez une vision plus claire et plus en temps réel de votre trésorerie. Vous pouvez mieux anticiper les besoins de financement et éviter les retards de paiement.

 

Comment se préparer à la facture électronique ?

Avoir un logiciel de facturation compatible

Pour émettre des factures électroniques conformes à la réglementation en vigueur, il est nécessaire d’utiliser un logiciel de facturation certifié et compatible avec les exigences de l’administration.

Il existe trois formats de factures acceptés (Factur-X, Universal Business Language et Cross Industry Invoice), mais celui retenu par la France est le format Factur-X.

La Factur-X est un format hybride de facture électronique, qui combine un fichier PDF lisible et une partie en données structurées XML, facilitant ainsi le traitement automatisé des factures par les systèmes comptables.

Choisir une plateforme de facturation

Pour respecter les nouvelles obligations, vous devez utiliser une solution de facturation électronique compatible avec les exigences légales. Des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont mis à disposition des entreprises.

Concrètement, Pour émettre ou recevoir une facture électronique d’un fournisseur, une entreprise pourra utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP), c’est-à-dire immatriculée par l’administration fiscale ; cette PDP pourra être la même que celle du fournisseur ou bien une plateforme distincte.

Le site des impôts a publié le 20 septembre 2024 la liste des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) immatriculées .

Former vos équipes

La transition vers la facture électronique nécessite la formation de vos collaborateurs pour maîtriser les nouveaux outils de facturation et comprendre les nouvelles procédures.

Anticiper le changement

Bien que les échéances paraissent encore lointaines, il est recommandé de mettre en place dès maintenant une solution de facturation électronique. Cela vous permettra de tester le système et de garantir une transition en douceur.

 

Une obligation, mais aussi une opportunité

La facture électronique, au-delà d’être une obligation légale, est une véritable opportunité pour moderniser la gestion administrative de votre entreprise. En anticipant dès maintenant sa mise en œuvre, vous pourrez non seulement respecter les nouvelles exigences légales, mais aussi améliorer l’efficacité et la sécurité de vos processus internes.

Pour plus d’informations ou un accompagnement dans cette transition, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous aider à mettre en place une solution adaptée à vos besoins.